Datenschutzerklärung (DSE) des RV Ersigen

1. Präambel

Der Schutz eurer Daten ist uns wichtig. Wir bearbeiten eure Personendaten ausschliesslich für die Vereinsführung und -administration sowie die Bewerbung sowie Durchführung von durch uns organisierten Veranstaltungen und verwenden nur die Personendaten, die dafür zwingend erforderlich und zweckmässig sind.

2. Worum geht es in unserer DSE?

Durch unsere Vereinstätigkeit, den Betrieb unserer Vereinswebsite sowie unserer Konten in den sozialen Netzwerken können wir Personendaten im Sinne des Schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG) beschaffen und bearbeiten, die Vereinsmitglieder, Website-Besucher, Helfenden sowie Teilnehmenden von durch uns organisierten Veranstaltungen (z.B. Frühlingsrennen Hindelbank, Emmental Rundfahrt usw.) oder auch anderer Personen betreffen. Diese DSE dient euch zur Information über die Datenbearbeitung durch uns. Wenn ihr uns Daten von Dritten mitteilt, gehen wir davon aus, dass ihr diese Personen über diese DSE informiert habt.

3. Verantwortliche Person für die Datenbearbeitung

Für die Datenbearbeitung und die Datenverwaltung im Fairgate im Sinne dieser DSE ist verantwortlich:

RV Ersigen

Vereinsvorstand

Eystrasse 76A

3422 Kirchberg BE

4. Zwecke der Datenverarbeitung

Durch den Besuch unserer Website, durch die Vereinsmitgliedschaft sowie die Teilnahme an den durch uns organisierten Veranstaltungen, können wir verschiedene Personendatenkategorien von euch bearbeiten. Wir bearbeiten insbesondere folgende Personendaten zu den folgenden Zwecken:

a. Vereinsführung

Für die Vereinsführung bearbeiten wir die Personendaten unserer Vereinsmitglieder oder auch von Drittpersonen, die mit uns sonst wie in Verbindung treten. Darunter fallen vor allem die Organisation der Vereinsorgane und der verschiedenen OK’s, der Führung des Vereins, die Aufnahme von Neumitgliedern, der Unterhalt und die Verwaltung von Personendaten der Vereinsmitgliedern im Fairgate, die Betreuung und Information der Vereinsmitgliedern, die Rechnungstellung der Mitgliederbeiträge sowie weiterer Forderungen (insb. der Vereinskleider sowie anderer ausserordentlicher Kosten), sowie die Durchsetzung von Rechtsansprüchen des Vereins (bspw. Inkasso oder Gerichtsverfahren). Hierfür bearbeiten wir v.a. den Vor- und Nachnamen, die Kontaktangaben wie Adressen, Finanz- und Zahlungsinformationen sowie sämtliche weitere Daten, die uns zur Verfügung gestellt werden. Die Vereinsführung umfasst auch die Veröffentlichung von unseren Vereinstätigkeiten sowie Werbeaktivitäten für die durch uns organisierten Veranstaltungen; es ist möglich, dass hierbei auch Fotos von Mitgliedern oder von Teilnehmenden von den von uns organisierten Veranstaltungen publiziert werden. Jede Person hat das Recht jederzeit gegenüber dem Verein schriftlich zu verlangen, dass Fotos, auf denen diese erkennbar sind, nicht mehr verwendet werden (Ziff. 9).

b. Veranstaltungen (bspw. Emmental Rundfahrt und Frühlingsrennen Hindelbank)

Im Rahmen der durch uns organisierten Veranstaltungen erheben wir Personendaten von Helfenden sowie Teilnehmenden. Diese Personendaten werden durch uns wie folgt bearbeitet: Die zur Registrierung der Teilnehmenden und Helfenden erfassten Personendaten werden durch das jeweilige OK und den Verein bearbeitet. Diese Daten werden ausschliesslich dazu verwendet, die Teilnehmenden und Helfenden über die kommenden Veranstaltungen gleicher Art zweckmässig zu informieren (Werbe- und Informationszweck) sowie die Administration bei erneuter Teilnahme zu vereinfachen und zu beschleunigen. Die Teilnehmenden und Helfenden haben das Recht jederzeit gegenüber dem Verein schriftlich zu verlangen, dass ihre Personendaten gelöscht werden und keine weitere Kontaktaufnahme mehr stattfindet (Ziff. 9). Die Durchführung der Veranstaltung umfasst auch Werbe- und Informationstätigkeiten; es ist möglich, dass hierbei auch Fotos von Mitgliedern oder von Teilnehmenden oder Helfenden von unseren Veranstaltungen publiziert werden. Jede Person hat das Recht jederzeit gegenüber dem Verein schriftlich zu verlangen, dass Fotos, auf denen diese erkennbar sind, nicht mehr verwendet werden (Ziff. 9).

c. Kommunikation

Um mit den Vereinsmitgliedern, Helfenden sowie (ehemaligen) Teilnehmenden von durch uns organisierten Veranstaltungen in Kontakt zu treten, bearbeiten wir vor allem die Inhalte der Kommunikation, die Kontakt- sowie Randdaten der Kommunikation.

d. Abschluss, Verwaltung und Abwicklung von Verträgen

Im Zusammenhang mit dem Abschluss von Verträgen können von uns vor allem Namen / Firma, Kontaktdaten, Zahlungsinformationen sowie weitere von der betroffenen Person bekanntgegebenen Daten, Vertragsinhalte und Abschlussdaten bearbeiten. Ausserdem können wir Personendaten zu dem Zweck bearbeiten, dass wir unsere Pflichten gegenüber der jeweiligen Gegenpartei einhalten und unsere Leistungen erbringen sowie geschuldete Leistungen einzufordern (hierzu fallen auch Inkasso und Gerichtsverfahren, Buchhaltung, Rechnungsstellung, Kommunikation u.dgl.).

e. Website (www.rversigen.ch)

Zur Betreibung unserer Website werden durch uns technische Daten (bspw. IP-Adressen, Angaben über das Betriebsgerät des Endgerätes der Besuchenden, den Browsertyp sowie die Browserregion, Zeitpunkt der Nutzung, Name der abgerufenen Datei, übertragene Datenmenge usw.) bearbeitet. Bei diesen Daten sind i.d.R. keine Personendaten enthalten. Wenn ein Benutzerkonto erstellt wird, können wir Personendaten speichern und mit technischen Daten verknüpfen. Wir setzen auf unserer Website keine Cookies ein.

f. Mitgliederbereich

Gegenfalls müssen sich die Vereinsmitglieder registrieren, um den internen Mitgliederbereich auf der Website zu nutzen. Hierfür bearbeiten wir die Daten, die in der jeweiligen Registrierung bekanntgegeben werden.

g. Weitere Zwecke

Die Bearbeitung zur Wahrung weiterer berechtigter Interessen gehört zu den weiteren Zwecken, die nicht abschliessend aufgezählt werden können.

5. Woher stammen eure Daten?

a. Von euch

Die meisten der von uns bearbeiteten Personendaten gebt ihr uns selbst bekannt (z.B. durch die Beantragung der Vereinsmitgliedschaft; Teilnahme an von uns organisierten Veranstaltungen usw.).

b. Von Drittpersonen

An von uns organisierten Veranstaltungen werden in der Regel Fotos durch von uns beauftragten Fotografen bzw. Fotografinnen erstellt, die ihre Fotos uns anschliessend zur Verfügung stellen. Ausserdem können Daten auch aus öffentlich zugänglichen Quellen (insb. soziale Medien) oder von Dritten (z.B. Banken oder andere Zahlungsmöglichkeiten) stammen.

6. Wem werden eure Daten bekannt gegeben?

Im Zusammenhang mit Verträgen, Website, den von uns organisierten Veranstaltungen, unseren rechtlichen Pflichten, der Wahrung unserer berechtigten Interessen, der Zusammenarbeit mit dem Dachverband Swiss Cycling, der Nachwuchsförderung und den weiteren in Ziff. 3 aufgeführten Zwecken übermitteln wir eure Personendaten insbesondere an die folgenden Kategorien von empfangenden Personen:

a. Vereins-, Vorstands- und / oder OK-Mitglieder

Wir können eure Personendaten an alle unsere Vorstands- und / oder OK-Mitglieder bekanntgeben. Die Personendaten der Vereinsmitglieder können ausserdem auch den anderen Vereinsmitgliedern weitergegeben werden. Diese bearbeiten eure Personendaten grundsätzlich in eigener Verantwortung.

b. Dachorganisation

Wir können die Daten der Vereinsmitglieder unserem Dachverband Swiss Cycling weitergeben. Der Dachverband bearbeitet eure Personendaten grundsätzlich in eigener Verantwortung.

c. Dienstleister

Wir können mit Dienstleistern zusammenarbeiten, denen eure Personendaten in unserem Auftrag und in eigener oder gemeinsamer Verantwortung zugestellt wurden (z.B. IT-Provider, Banken, Inkassofirmen, Anwälte, Druckereibetriebe usw.). Diese Dienstleister bearbeiten eure Personendaten grundsätzlich in eigener Verantwortung.

d. Vertragspartner

Hierunter fallen diejenigen Vertragspartner, die zum Zweck der Organisation und Durchführung von den durch uns organisierten Veranstaltungen zusammenarbeiten. Unsere Vertragspartner bearbeiten eure Personendaten in eigener Verantwortung.

e. Behörden

Sollte wir dazu rechtlich verpflichtet sein, können bzw. müssen wir eure Personendaten Ämtern, Gerichten sowie anderer Behörden weitergeben. Diese bearbeiten eure Personendaten in eigener Verantwortung.

f. Weitere Personen

Gemeint sind andere Fälle, wo sich der Einbezug von Dritten aus den Zwecken gemäss Ziff. 3 ergibt. Andere Empfangende sind z.B. Dritte im Rahmen von Vertretungsverhältnissen oder an Behörden- oder Gerichtsverfahren beteiligte Personen. Wenn wir mit Medien zusammenarbeiten und diesen Material übermitteln (z.B. Fotos), könnt ihr ebenfalls davon betroffen sein. Im Rahmen der Kommunikation mit anderen Vereinen oder Dachorganisationen kann es ebenfalls zum Austausch von Daten kommen, die euch betreffen.

Alle diese Drittpersonen können ihrerseits Dritte beiziehen, so dass eure Daten auch diesen zugänglich gemacht werden. Dies geschieht in deren Verantwortung.

Wie erwähnt, ist es möglich, dass wir bestimmten Dritten ermöglichen, bei von uns organisierten Veranstaltungen Personendaten von euchzu erheben (z.B. Fotografinnen und Fotografen). Diese Dritten sind allein dafür verantwortlich. Bei Anliegen und zur Geltendmachung eurer Datenschutzrechte wendet euch bitte direkt an diese Dritten, soweit wir an dieser Datenerhebung nicht massgeblich beteiligt sind.

7. Gelangen eure Daten ins Ausland?

Die Personendatenbearbeitung und -speicherung findet hauptsächlich in der Schweiz statt und eine Weitergabe ins Ausland findet nicht statt. Die auf unserer Website publizierten Daten sind selbstredend auch im Ausland verfügbar.

8. Wie lange dauert die Datenbearbeitung?

Wir bearbeiten eure Daten nur so lange, wie es unsere Bearbeitungszwecke, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und unsere berechtigten Interessen der Datenbearbeitung zu Dokumentations-, Beweis- sowie Werbezwecken es verlangen oder eine Speicherung technisch bedingt ist. Die Daten von Vereinsmitgliedern werden nach deren Austritt aus dem Verein gelöscht.

9. Welche Rechte habt ihr?

Euch stehen im Zusammenhang mit unserer Datenbearbeitung gewisse Rechte zu. Ihr habt das Recht nach geltendem Recht vor allem Auskunft über die Bearbeitung eurer Daten zu verlangen, unrichtige Personendaten korrigieren zu lassen, die Löschung eurer Personendaten zu verlangen, einen Widerspruch gegen eine von uns vorgenommene Datenbearbeitung zu erheben, die Herausgabe bestimmter Personendaten in einem gängigen Format zu verlangen oder eine erteilte Einwilligung zu widerrufen, wenn wir Daten von euch aufgrund einer Einwilligung bearbeiten.

Wollt ihr eure Rechte geltend machen wollen, wendet euch bitte schriftlich an uns (Kontaktangaben gemäss Ziff. 2).

Bitte beachtet, dass gewisse gesetzliche Einschränkungen gelten (z.B. zum Schutz von Dritten oder Geschäftsgeheimnissen). Wie würden euch diesfalls informieren und uns vorbehalten gewisse Unterlagen geschwärzt oder nur auszugsweise auszuhändigen, bzw. gewisse Daten nicht zu löschen.

10. Wie bearbeiten wir eure Daten auf den sozialen Medien?

Wir können auf sozialen Medien (insb. Instagram und Facebook) Konten und Seiten betreiben und dadurch Daten von euch bearbeiten (insb. Fotos, auf denen Mitgliedern und Teilnehmende sowie Helfer von durch uns organisierten Veranstaltungen erkennbar sind). Dabei können wir auch Daten von euch, von den Plattformen selbst oder von Dritten erhalten. Die Anbietenden der Plattformen sind selbst für die Datenbearbeitung verantwortlich. Weitere Informationen zur Bearbeitung durch die Plattformbetreibenden entnehmt bitte den DSE der jeweiligen Plattformen.

11. Kann diese DSE geändert werden?

Diese DSE bildet nicht Bestandteil eines Vertrags mit euch. Wir können diese DSE jederzeit anpassen. Die Version auf unserer Website, ist die jeweils aktuelle Fassung.